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Gebäudereiniger

August 2022

Cloud Software

Erste Schritte zur Einführung einer Cloud Software

Die Anschaffung und Implementierung einer Cloud-Software ist kein einfaches Unterfangen. Wer glaubt, dass die Cloud Transformation zum Selbstläufer wird, sobald ein Vertrag mit einem bekannten Anbieter abgeschlossen ist, geht ein bisschen zu blauäugig an die Sache heran. Bereits im Vorfeld müssen einige Voraussetzungen geschaffen sein, damit die Einführung erfolgreich vonstatten geht. Wir haben die entscheidenden Schritte vor, während und nach der Einführung einer Cloud-Lösung für Sie zusammengefasst.

Schritt 1: Unternehmenskultur und -struktur auf Cloud einstellen

Vor der eigentlichen Einführung einer Cloud-Software in einem Unternehmen müssen zunächst einmal die Mitarbeiter, die Firmenstrukturen und die Unternehmenskultur entsprechend informiert werden. Wichtig hierbei ist, dass alle Mitarbeiter von Anfang an mit in das Boot genommen werden und die geplante Cloud Transformation transparent kommuniziert wird. Nur wenn eine Offenheit gegenüber neuen Technologien und Arbeitsweisen vorhanden ist, wird die Cloud letztlich auch von allen genutzt.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass eine gewisse Bereitschaft zu Veränderungen innerhalb des Betriebs schon vor Implementierung einer Cloud-Lösung vorhanden ist. Insbesondere die Organisationsstrukturen werden sich stark verändern, Silostrukturen werden aufgebrochen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Cloud geteilt.

Darüber hinaus müssen die nötigen technischen Kompetenzen im Unternehmen aufgebaut werden. Die Mitarbeiter müssen bereit für Schulungen oder Workshops sein und sich auf die neue Technologie einlassen.

Schritt 2: Informieren, planen und Auswahl treffen

Bevor Sie sich für einen Softwarehersteller entscheiden, sollten Sie Anforderungen und Ziele für Ihr Unternehmen festhalten. Wenn Sie wissen, was die Software in Ihrem konkreten Fall leisten soll, können Sie besser recherchieren und vergleichen. Fragen, die Sie sich bei der Wahl eines Cloud-Anbieters stellen sollten sind etwa „Welche Cloud Variante kommt in Frage?”, „Wie kompatibel ist die Software mit bestehender Unternehmenssoftware oder anderen Cloud-Softwares?”, „Welche Funktionen sind vorhanden?” oder „Wie anpassungsfähig ist die Software?”.

Auch mit den Sicherheitsstandards des Anbieters sollten Sie vertraut sein. Ist eine Zertifizierung vorhanden? Wo werden die Daten gespeichert und was passiert, wenn doch mal Daten verloren gehen? Diese Fragen sollte Ihr Cloud Provider beantworten können. Daneben sollten Sie sich einmal mit den verschiedenen Lizenzmodellen befassen und das Preis/Leistungsverhältnis hinterfragen. Außerdem informieren Sie sich daher vorab über das Support Angebot.

Schritt 3: Implementieren, nutzen und monitoren

Wenn Sie einen Anbieter gefunden haben, geht es im letzten Schritt schließlich um das Implementieren der Software. Es muss sichergestellt sein, dass alle Geschäftsabläufe weiter laufen können. Störungen oder Unterbrechungen sollten weitgehend vermieden werden. Entwickeln Sie daher bereits vor der Cloud Einführung einen Plan B bzw. eine Übergangslösung für mögliche Probleme.

In jedem Fall sollten Sie genügend Zeit in allen Abteilungen für die Umstellung einplanen. Die Cloud Transformation passiert nicht von heute auf morgen und auch nach der Einführung bleibt die Digitalisierung ein fortwährender Prozess. Die Software benötigt regelmäßig Updates und eventuell ergänzende Module, wenn die Firma wächst oder sich verändert. Monitoring hilft Ihnen dabei, neue Potenziale zu entdecken oder auch Schwachstellen zu identifizieren. Aufgrund der Skalierbarkeit von Cloud-Softwares ist eine Veränderung des Leistungsumfangs mit sehr viel geringeren Kosten und Aufwand verbunden, als bei einer on-premise Lösung.

 

Checkliste Cloud Transformation

Nachdem Sie über die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur Cloud Transformation Bescheid wissen, liegt es nun an Ihnen zu prüfen, wo sich Ihr Unternehmen aktuell befindet und welche weiteren Maßnahmen nötig sind. Um Ihnen das etwas zu erleichtern, haben wir für Sie eine Checkliste mit den zentralen Aspekten zusammengestellt.

App’s Cloud-Software von © Profacilo
App's Software Gebäudereinigung

Vor der Cloud Einführung

  • Mitarbeiter mit einbeziehen / Vorteile deutlich darstellen
  • Offenheit gegenüber neuen Technologien schaffen
  • Technische Kompetenzen intern aufbauen (Schulungen/Workshops)
  • Ggf. neue Stellen schaffen oder extern beraten lassen
  • Anforderungen und Ziele festhalten
  • Ausgiebiges Testen der Software hinsichtlich Zielerreichung
  • Change Management Team bilden
  • Plan B für mögliche Störungen entwickeln

Während der Cloud Einführung

  • Cloud Monitoring betreiben
  • Regelmäßige Updates vornehmen
  • Evtl. Module/Funktionen/Kapazitäten dazu buchen oder verringern
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