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Raumbuch

Software

Raumbuch

Raumbuch

Das Raumbuch stellt neben der Leistungsbeschreibung eine wichtige Grundlage für das Qualitätsmanagement dar. In diesem enthalten sind alle dem Objekt zugehörigen Räume inklusive deren Bodenbelägen und Nutzungsarten.

Ein Raumbuch anzulegen ist grundsätzlich nicht sonderlich kompliziert. Schwierig wird es dann, wenn für Angebote den verschiedenen Tätigkeiten, Nutzungsarten und Bodenbelägen Leistungswerte zugeordnet werden sollen, um ein seriöses Angebot abgeben zu können.

Um die Prozess der Kalkulation zu vereinfachen hat die RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.V. allgemeingültige Leistungswerte herausgegeben.

Raumbuch

Entscheidend für eine seriöse Kalkulation sind dabei der Stundenverrechnungssatz, also die Kosten die pro Stunde veranschlagt werden und die Leistungszahl.
Diese ist dabei abhängig von der Nutzungsart der Räume und dem Bodenbelag.
Die Leistungszahl wird in m²-Leistung pro Stunde angeben. Aus dem Stundenverrechnungssatz und der Leistungszah ergibt sich dann der kalkulierte Preis für den jeweiligen Raum.

Um Ihnen den Einstieg in die Software aber auch beispielsweise der Selbständigkeit möglichst einfach zu gestalten, sind die Richtwerte der RAL bereits in Profacilo für Sie hinterlegt, sodass Sie direkt mit der ersten Kalkulation beginnen können

Möchten Sie die Werte an eigene Bedingungen anpassen, ist auch dies kein Problem. Neben einem seriösen Auftreten beim Kunden stellen Sie so sicher, dass Sie sich nicht verkalkulieren.

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E-Post

E-Post

E-Post Versand

Um das Arbeiten im Backoffice entscheidend zu entlasten, gibt es diverse Schnittstellen durch die Daten an andere Bereiche übermittelt und von dort aus weiter verarbeitet werden können.
Solche Schnittstellen gibt es auch für den Versand von Briefen. Beim E-Post Versand gibt es mehrere Möglichkeiten dem Empfänger diese zu übermitteln.

Zum einen zählt dazu die rein digitale Form des Versands. Dies setzt voraus, dass der Empfänger wie auch der Versender über einen digitalen Briefkasten beim Anbieter verfügen. Solch einen digitalen Briefkasten kann man beispielsweise über die Deutsche Post beziehen. Zum anderen gibt es die Möglichkeit über die genannte Schnittstelle, also den gewählten Anbieter, den Brief ausdrucken und versenden zu lassen.

Für Unternehmen hat dies den klaren Vorteil, dass sie so Rechnungen und Mahnungen ohne den Gang zur Post an den Kunden versenden können. Außerdem sind die Kosten aufgrund der Masse teilweise pro Brief geringer als die Kosten einer Briefmarke. So würde ein Standard E-Post Brief bei der Post 0,80€ Kosten und somit genauso viel wie eine Briefmarke. Das Briefpapier und der Briefumschlag sind darin schon enthalten.

Schnittstelle für den Versand

Neben der zuvor bereits genannten Deutschen Post gibt es diverse andere Schnittstellen Anbieter über welche E-Post versendet werden kann. Den Anwendern von Profacilo steht hierzu die Schnittstelle IGA zur Verfügung.

Der Versand läuft über Profacilo mit einem Klick . Unter einer Rechnung beziehungsweise Mahnung kann also per Button ausgewählt werden, ob diese per Mail oder per Post versandt werden soll. So muss nichts händisch per PDF an die Schnittstelle übersandt werden, sondern dies geschieht alles automatisch.

Wie wird die E-Post versendet ?

Der nachfolgende Kreislauf zeigt die Abläufe während des E-Post Versands.

E-Post

Mit einem Klick werden über die webbasierte Software die Daten an den Anbieter IGA übermittelt.
Die IGA druckt die Briefe mit dem Logo der Anbieter auf deren Briefpapier aus und fügt je nach Wunsch dem Brief Informationspost bei.
Außerdem werden die Briefe nach Wunsch ge
falzt und kuvertiert. Anschließend werden Sie
frankiert und über die Deutsche Post AG versandt.

 

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CRM

CRM

Das CRM oder auf Deutsch auch Kundenbeziehungsmanagement beschreibt grundsätzlich die Ausrichtung des Unternehmens auf seine Kunden.

Dies beinhaltete auch die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse.

Die Integration im Unternehmen und die Unterstützung im Bereich des Marketings kann durch diverse Anwendungen, mit denen der Kontakt mit den jeweiligen Kunden dokumentiert wird, erfolgen.
So steht dieser allen Mitarbeitern transparent zur Verfügung. Dadurch werden z.B. doppelte und nicht notwendige Anrufe vermieden.

Somit optimieren Sie Ihre Prozesse in Bezug auf den Kunden, bleiben mit diesem in Verbindung und steigern dadurch die Rentabilität ihres Unternehmens.

Ziel sollte es somit sein langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und im Sinne der Kundenzufriedenheit zu agieren.

CRM Früher und Heute

Früher verstand man unter dem Kundenbeziehungsmanagement lediglich den reinen Vertrieb. Heute ist CRM für alle Abteilungen relevant.

Neben dem Vertrieb gehören dazu auch das Marketing, der Service, der Commerce und die IT.
Eben weil CRM eine Kundenorientierung meint, ist es auch in diesen Abteilungen relevant.
Da eine Bündelung aller kundenrelevanten Informationen stattfindet, hat jede Abteilung die jeweils benötigten Informationen zur Hand.

Kundenorientierung in der Gebäudereinigung

CRMAuch in der Gebäudereinigung ist ein gut funktionierendes CRM von Bedeutung, selbst wenn es dort keine eigenen Abteilungen gibt.
Durch ein CRM-Tool können Projekte und Kunden digital gemanagt werden.
So können Objektleiter jederzeit und überall auf notwendige Informationen in Bezug auf einen Kunden zurückgreifen.

Im Bereich der Akquise ermöglicht das CRM mehreren Mitarbeitern gleichzeitig mit Kunden in Kontakt zu treten, da jeder so sofort sehen kann, welcher Kontakt mit dem Kunden bereits stattgefunden hat und was die Inhalte eines Gesprächs waren.

Außerdem bietet, das CRM nicht nur die Möglichkeit mit dem Kunden zu interagieren, sondern auch den Informationsfluss von Mitarbeiter im Objekt zum Backoffice zu steigern.

Neben dem Qualitätsmanagement ist das CRM somit ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, welchen es zu berücksichtigen gilt.

 

In der Software von Profacilo ist grundsätzlich für das Backoffice alles miteinander verknüpft. Auch ein CRM Tool in der Mitarbeiter App ermöglicht einen besseren Informationsfluss.

Damit unsere Software noch besser wird arbeiten wir eng mit unserem Entwicklungsunternehmen zusammen. So stehen wir Ihnen auch bei Fragen und Wünschen immer schnell und zuverlässig zur Seite zu stehen.

 

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Digitalisierung in der Gebäudereinigung

Im Zuge der Digitalisierung kam es in vielen Unternehmen zu einem Wechsel der Arbeitsabläufe. Von einer veralteten Zettelwirtschaft hin zu einer modernen digitalen Arbeitsweise.
Während die Digitalisierung in großen Firmen mit computergestützten Arbeiten längst abgeschlossen ist, fehlt es gerade im Handwerk an dem Bedürfnis Möglichkeiten zur Digitalisierung umzusetzen.
Dennoch sollte die Digitalisierung auch im Handwerk Fuß fassen, da sich die Prozesse wesentlich optimieren lassen. Auch in der Gebäudereinigung kann die Digitalisierung verschiedener Prozesse sehr hilfreich sein.

Um als Unternehmen digital zu arbeiten gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Mobile-App
  • Backend & Cloud-Lösungen
  • generell bessere Hardware sowie Internetverbindung

Neben den grundsätzlich bestehenden üblich verwendeten Buchhaltungsprogrammen kommen in vielen Unternehmen Branchensoftware zur Anwendung. So erfüllen sie neben den allgemein benötigten Fakturafunktionen, je nach Branche, unterschiedliche andere Aufgaben, welche das Arbeiten im Handwerk effektiver machen.

Digitalisierung in der GebäudereinigungDigitalisierung in der Gebäudereinigung

Auch im Gebäudereiniger-Handwerk lässt sich mit Hilfe der Digitalisierung einiges optimieren.
Zunächst immer digitaler werden die zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel, wie Saugroboter oder Reinigungsmaschinen. Aber auch die Arbeitsabläufe an sich sind digital vernetzt. So lassen sich Arbeitszeiten digital aufnehmen und ausgeführte Arbeiten digital abzeichnen. Ebenfalls lässt sich auch die Qualität der ausgeführten Arbeiten direkt per App vom Kunden bewerten.

Für das Unternehmen bedeutet dies eine deutliche Zeitersparnis.
So muss z.B. nicht mehr darauf gewartet werden, dass alle Mitarbeiter Ihre Stundenzettel bis zur Abrechnungserstellung abgegeben haben, sondern diese können direkt von der verwendeten Software summiert werden. Auch die Zeiterfassung an sich bietet somit einen Mehrwert für das Unternehmen, da so sehr genau erfasst werden kann, ob die Mitarbeiter die angebotenen Leistungen in der Zeit schaffen oder andernfalls Preise angepasst werden müssen.

Es entsteht zwar zunächst augenscheinlich ein Mehraufwand, da Investitionen getätigt und das notwendige Knowhow entstehen muss. Jedoch wird dies im Endeffekt zu einem Mehrwert.
Es lässt sich bares Geld sparen aber auch durch besseres Zeitmanagement und erhöhte Qualität Geld verdienen.

Wir von Profacilo arbeiten eng mit unserem Entwicklungsunternehmen zusammen, um Ihnen im Bezug auf Ihre Softwarelösung immer schnell und zuverlässig zur Seite zu stehen.

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Akquisemanager Neu bei Profacilo

Akquisemanager Neu bei Profacilo

Akquisemanager

Mit unserem neuen Modul Akquisemanager verwalten Sie effizient Ihre Neukundengewinnung.
Außerdem steuern und kontrollieren Sie mit diesem CRM Tool Interessenten nachhaltig, um neue Aufträge zu gewinnen.
Danach erzeugen Sie automatisch aus einem Interessenten einen Kunden, oder erstellen mit der automatischen Wiedervorlage Termine zum Nachfassen.
Somit gehen keine Kontakte oder Anrufe mehr verloren.

Vorteile eines Akquisemanagers:

  • Automatisches Erfassen mittels Impressumsdaten per Drag & Drop
  • Vergabe von Schlagworten
  • Übersichtliche Sortierfunktion nach Ort, Straße, oder Name
  • Zuordnung von Geschäftsbereichen
  • Import und Export CSV Dateien
  • Druck von Adressaufklebern
  • uvm.

Demzufolge ermöglichen es die genannten Vorteile Neukunden und Bestandskunden zu vergleiche und immer den Überblick zu behalten.
Durch das Hinzufügen von Schlagwörtern lassen sich mögliche Neukunden schnell kategorisieren. Dementsprechend wird eine teilpersonalisiertes Ansprechen mehrere Kunden zugleich möglich.

Im Fall einer Kontaktaufnahme ermöglicht der Druck von Adressaufkleber eine einfach Beschriftung der gewünschten Briefe oder Pakete.
Die Software ordnet diese von selbst alphabethisch und im passenden Abstand für standartmäßige Etiketten.

Neben den Etiketten können benötigte Briefmarken im gleichen Format online bezogen und gleich mitausgedruckt werden.
Durch gedruckte Etiketten wirkt ein Brief beziehungsweise ein Paket auf den ersten Blick sehr ordentlich und das Unternehmen macht eine seriösen Eindruck.

 

 

Profacilo ist die Software für Gebäudereiniger, jetzt informieren.

030 46725477

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Lagerverwaltung

Lagerverwaltung

Wir digitalisieren Gebäudereiniger, unter diesem “Motto” erweitert Profacilo das Portfolio Software für Gebäudereinigung. Jetzt auch mit dem Modul Lagerverwaltung. Mittels QR Code werden Lagerdaten clever verwaltet. Artikelverkäufe sind so transparent und nachvollziehbar.

Lagerverwaltung

Nichts ist schlimmer als die Tatsache, dass man arbeiten will aber nicht arbeiten kann, weil die benötigten Materialien fehlen.
Vermeiden Sie die Knappheit von Lagerbeständen aufgrund unzureichendem Überblick über die Bestände. Mit unserem Modul können Ihre Mitarbeiter Entnahmen einfach registrieren.

Wenn ein Artikel zu Ende geht, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit einem Bestellvorschlag.
So können Sie automatisch Bestellungen an Ihren Lieferanten generieren und sind immer optimal versorgt.

In großen Unternehmen ist eine digitalisierte Lagerverwaltung selbstverständlich.
Kein Artikel geht aus dem Lager raus oder ins Lager rein, ohne dass zunächst eine Erfassung im System stattgefunden hat.

Bei einem größeren Lagerbestand ist eine Erfassung zwar zunächst aufwendig, jedoch kann Sie sich auch lohnen.
Oft ist es so, dass viele Dinge entweder knapp sind oder die eingekaufte Menge den Bedarf deutlich übersteigt, sodass kein Überblick mehr besteht.
Ist letzteres der Fall lohnt sich eine organisierte Lagerverwaltung insofern, das vermieden wird veraltete ungenutzte Artikel wegschmeißen zu müssen.

Die Lagerverwaltung ist somit auch in der Gebäudereinigung nicht zu vernachlässigen.
Eine digitale Lösung bietet dabei immer einen Vorteil gegenüber veralteten Abläufen.

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Referenzenbeiträge in Bezug auf die Lagerverwaltung können Sie auf unserer Facebookseite einsehen.

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