Software

Wir erweitern die Software um ein neues Feature – die digitale Personalakte!
Diese hilft Ihnen die Digitalisierung Ihres Unternehmens auch im Bereich der Personalakte voranzutreiben.

Ihre Unterlagen können Sie, wie auch die Dokumente in anderen Bereichen, ganz einfach per Datei-Upload in der Profacilo-Cloud ablegen.

Die digitale Personalakte und Ihre Funktionen

Neben dem reinen Upload der Dokumente sind bereits diverse Reiter angelegt, welche Sie verwenden können. Dazu gehören:

• Datenschutz
• Gesundheit (Impfnachweise)
• Krankmeldungen
• Lohnabrechnungen
• Sammel-PDF (Zoll)
• Unterweisungen
• Urlaubsanträge
• Verträge (Arbeitsverträge sowie Verschwiegenheitserklärungen)
• sowie Zeiterfassung (Lohnabrechnung)

So bietet Ihnen die digitale Personalakte den Vorteil, dass Sie alle mitarbeiterbetreffenden Dokumente direkt an einem Ort strukturiert einsehen können.
Außerdem haben Sie, wie auch bei den vielen anderen Features der Software, die Möglichkeit diese als Web oder APP Anwendung zu nutzen.
So können Sie benötigte Unterlagen jederzeit digital abrufen.

Haben Sie alle relevanten Informationen und Dokumente eingepflegt, dann kann Ihnen die Software außerdem eine Sammel-PFD mit zollrelevanten Prüfungsunterlagen erstellen.

Somit werden Sie nicht nur in Bezug auf die Digitalisierung durch dieses Upgrade unterstützt, sondern es hilft Ihnen auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Sind Sie interessiert an der digitalen Personalakte? Dann melden Sie sich doch bei uns per Kontaktformular oder telefonisch. Gerne können Sie auch via Facebook mit uns Kontakt aufnehmen.

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Bei der Verwendung diverser Softwarelösungen, steht die Sicherheit der unternehmensinternen Daten an erster Stelle.
Viele Unternehmen setzen daher eher auf eine festinstallierte Software, da so die Daten in Ihrem Unternehmensstandort “gelagert” sind.

Durch die vielen technische Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt, ist eine webbasierte Software jedoch genauso sicher.
Außerdem bietet diese im Vergleich zu einer festinstallierten die Möglichkeit, auch von unterwegs auf die Daten zuzugreifen.

Sicherheit der Daten

Die Sicherheit der Unternehmensdaten wird nicht nur durch technische Möglichkeiten sichergestellt, denn bereits durch die in Deutschland geltende DSGVO, wird außerdem festgelegt, das alle Daten grundsätzlich nur verschlüsselt übermittelt werden dürfen. Bei einer webbasierten Software ist grundsätzlich das Unternehmen für den Datenschutz Hauptverantwortlich, welches die Server zur Verfügung stellt.

Datenschutz bei Profacilo

Als Anwender von Profacilo richten wir Ihnen Ihre persönliche Datenbank ein. Die Rechenzentren, in denen Ihre Daten gespeichert sind, sind “hosted in Germany”. Die Daten sind somit nach deutschem Recht gespeichert und verarbeitet. Neben der deutschen Rechtsgrundlage gründet sich der Datenschutz bei Profacilo auf eine Verschlüsselung durch SSL-Zertifikate sowie eine Zero-Knowledge-Verschlüsselung. Auch Der Login ist mit einer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung versehen.

Ihre Daten sind so bestens geschützt und während der Übertragung verschlüsselt, sodass diese von Dritten nicht ohne weiteres geöffnet oder mitgelesen werden können.

 

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Das Raumbuch stellt neben der Leistungsbeschreibung eine wichtige Grundlage für das Qualitätsmanagement dar. In diesem enthalten sind alle dem Objekt zugehörigen Räume inklusive deren Bodenbelägen und Nutzungsarten.

Ein Raumbuch anzulegen ist grundsätzlich nicht sonderlich kompliziert. Schwierig wird es dann, wenn für Angebote den verschiedenen Tätigkeiten, Nutzungsarten und Bodenbelägen Leistungswerte zugeordnet werden sollen, um ein seriöses Angebot abgeben zu können.

Um die Prozess der Kalkulation zu vereinfachen hat die RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e.V. allgemeingültige Leistungswerte herausgegeben.

Entscheidend für eine seriöse Kalkulation sind dabei der Stundenverrechnungssatz, also die Kosten die pro Stunde veranschlagt werden und die Leistungszahl.
Diese ist dabei abhängig von der Nutzungsart der Räume und dem Bodenbelag.
Die Leistungszahl wird in m²-Leistung pro Stunde angeben. Aus dem Stundenverrechnungssatz und der Leistungszah ergibt sich dann der kalkulierte Preis für den jeweiligen Raum.

Um Ihnen den Einstieg in die Software aber auch beispielsweise der Selbständigkeit möglichst einfach zu gestalten, sind die Richtwerte der RAL bereits in Profacilo für Sie hinterlegt, sodass Sie direkt mit der ersten Kalkulation beginnen können

Möchten Sie die Werte an eigene Bedingungen anpassen, ist auch dies kein Problem. Neben einem seriösen Auftreten beim Kunden stellen Sie so sicher, dass Sie sich nicht verkalkulieren.

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E-Post Versand

Um das Arbeiten im Backoffice entscheidend zu entlasten, gibt es diverse Schnittstellen durch die Daten an andere Bereiche übermittelt und von dort aus weiter verarbeitet werden können.
Solche Schnittstellen gibt es auch für den Versand von Briefen. Beim E-Post Versand gibt es mehrere Möglichkeiten dem Empfänger diese zu übermitteln.

Zum einen zählt dazu die rein digitale Form des Versands. Dies setzt voraus, dass der Empfänger wie auch der Versender über einen digitalen Briefkasten beim Anbieter verfügen. Solch einen digitalen Briefkasten kann man beispielsweise über die Deutsche Post beziehen. Zum anderen gibt es die Möglichkeit über die genannte Schnittstelle, also den gewählten Anbieter, den Brief ausdrucken und versenden zu lassen.

Für Unternehmen hat dies den klaren Vorteil, dass sie so Rechnungen und Mahnungen ohne den Gang zur Post an den Kunden versenden können. Außerdem sind die Kosten aufgrund der Masse teilweise pro Brief geringer als die Kosten einer Briefmarke. So würde ein Standard E-Post Brief bei der Post 0,80€ Kosten und somit genauso viel wie eine Briefmarke. Das Briefpapier und der Briefumschlag sind darin schon enthalten.

Schnittstelle für den Versand

Neben der zuvor bereits genannten Deutschen Post gibt es diverse andere Schnittstellen Anbieter über welche E-Post versendet werden kann. Den Anwendern von Profacilo steht hierzu die Schnittstelle IGA zur Verfügung.

Der Versand läuft über Profacilo mit einem Klick . Unter einer Rechnung beziehungsweise Mahnung kann also per Button ausgewählt werden, ob diese per Mail oder per Post versandt werden soll. So muss nichts händisch per PDF an die Schnittstelle übersandt werden, sondern dies geschieht alles automatisch.

Wie wird die E-Post versendet ?

Der nachfolgende Kreislauf zeigt die Abläufe während des E-Post Versands.

Mit einem Klick werden über die webbasierte Software die Daten an den Anbieter IGA übermittelt.
Die IGA druckt die Briefe mit dem Logo der Anbieter auf deren Briefpapier aus und fügt je nach Wunsch dem Brief Informationspost bei.
Außerdem werden die Briefe nach Wunsch gefalzt und kuvertiert. Anschließend werden Sie
frankiert und über die Deutsche Post AG versandt.

 

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Das CRM oder auf Deutsch auch Kundenbeziehungsmanagement beschreibt grundsätzlich die Ausrichtung des Unternehmens auf seine Kunden.

Dies beinhaltete auch die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse.

Die Integration im Unternehmen und die Unterstützung im Bereich des Marketings kann durch diverse Anwendungen, mit denen der Kontakt mit den jeweiligen Kunden dokumentiert wird, erfolgen.
So steht dieser allen Mitarbeitern transparent zur Verfügung. Dadurch werden z.B. doppelte und nicht notwendige Anrufe vermieden.

Somit optimieren Sie Ihre Prozesse in Bezug auf den Kunden, bleiben mit diesem in Verbindung und steigern dadurch die Rentabilität ihres Unternehmens.

Ziel sollte es somit sein langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und im Sinne der Kundenzufriedenheit zu agieren.

CRM Früher und Heute

Früher verstand man unter dem Kundenbeziehungsmanagement lediglich den reinen Vertrieb. Heute ist CRM für alle Abteilungen relevant.

Neben dem Vertrieb gehören dazu auch das Marketing, der Service, der Commerce und die IT.
Eben weil CRM eine Kundenorientierung meint, ist es auch in diesen Abteilungen relevant.
Da eine Bündelung aller kundenrelevanten Informationen stattfindet, hat jede Abteilung die jeweils benötigten Informationen zur Hand.

Kundenorientierung in der Gebäudereinigung

Auch in der Gebäudereinigung ist ein gut funktionierendes CRM von Bedeutung, selbst wenn es dort keine eigenen Abteilungen gibt.
Durch ein CRM-Tool können Projekte und Kunden digital gemanagt werden.
So können Objektleiter jederzeit und überall auf notwendige Informationen in Bezug auf einen Kunden zurückgreifen.

Im Bereich der Akquise ermöglicht das CRM mehreren Mitarbeitern gleichzeitig mit Kunden in Kontakt zu treten, da jeder so sofort sehen kann, welcher Kontakt mit dem Kunden bereits stattgefunden hat und was die Inhalte eines Gesprächs waren.

Außerdem bietet, das CRM nicht nur die Möglichkeit mit dem Kunden zu interagieren, sondern auch den Informationsfluss von Mitarbeiter im Objekt zum Backoffice zu steigern.

Neben dem Qualitätsmanagement ist das CRM somit ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, welchen es zu berücksichtigen gilt.

 

In der Software von Profacilo ist grundsätzlich für das Backoffice alles miteinander verknüpft. Auch ein CRM Tool in der Mitarbeiter App ermöglicht einen besseren Informationsfluss.

Damit unsere Software noch besser wird arbeiten wir eng mit unserem Entwicklungsunternehmen zusammen. So stehen wir Ihnen auch bei Fragen und Wünschen immer schnell und zuverlässig zur Seite zu stehen.

 

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