August 2021

Die DGUV Vorschrift 3 ist eine Unfallverhütungsvorschrift, welche für elektrische Anlagen und Betriebsmittel gilt. Außerdem gilt diese auch für nichtelektronische Arbeiten in der Nähe von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln.
Als Betriebsmittel sind dabei solche Gegenstände zu verstehen, welche dem Anwenden von elektrischer Energie oder Übertragung, Verteilung und dem Verarbeiten von Informationen dienen.

Grundsätzlich sind fallen folgende Gegenstände unter diese Vorschrift:

• Lampen und Leuchten
• Bohrmaschinen
• Waschmaschinen
• Ventilatoren
• Text- und Datenverarbeitungsgeräte
• Staubsauger
• Bügeleisen
• Heizplatten
• Kaffeemaschinen
• Mikrowellengeräte usw.

Der DGUV Vorschrift 3 und somit der Pflicht eben genannte Gegenstände fachgerecht zu errichten, zu ändern und zu warten unterliegen alle Unternehmen die elektrische Anlagen und Betriebsmittel verwenden.
Da in Bezug auf die Prüfung der Gegenstände grundlegendes Knowhow notwendig ist, darf diese nur von Elektrofachkräften ausgeführt werden.

Die Prüfpflicht wurde von der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) eingeführt, da so die Zahl an Arbeitsunfällen, aufgrund von technischen Zwischenfällen, minimiert werden soll. Nur mit geprüften Maschinen/Gegenständen ist dies möglich.

Neben der Prüfung muss außerdem eine Dokumentation dieser durchgeführt werden.

Bestimmungen im Umgang

Elektrische Anlagen müssen sich in einem Sicheren Zustand befinden. Demnach dürfen diese nur benutzt werden, wenn sie den örtlichen Sicherheitsbestimmungen entsprechen.
Außerdem müssen alle unter Spannung stehenden Teile vor dem direkten Berühren durch ausreichende Isolierung geschützt sein.  Muss der Schutz des direkten Berührens zeitweise aufgehoben werden, muss sichergestellt sein, dass aktive Teile spannungsfrei sind oder anderweitig eine Isolierung dargestellt werden kann.

Prüfungen

Prüfungen müssen vor der ersten Inbetriebnahme von Fachpersonal durgeführt werden, sowie bei der Wiederinbetriebnahme nach einer Änderung.
Außerdem sieht die DGUV je nach Gegenstand/Maschine in regelmäßigen Abständen weitere Prüfungen vor. Die zuvor genannte Dokumentation kann auf Verlangen der  Berufsgenossenschaft in Form eines Prüfbuchs geschehen.

Wieso ist die DGUV Vorschrift 3 für die Gebäudereinigung relevant ?

Auch eine Gebäudereinigung gehört zu den Unternehmen, welche der Prüfpflicht unterliegen. Hier finden sich je nach Kundenkreis in erster Linie bewegliche elektrische Arbeitsmittel wie z.B. Staubsauger und Reinigungsmaschinen. Die Software Profacilo bietet hierfür mit dem Wartungsplaner eine gute Möglichkeit keine dieser Termine zu verpassen.
In Bezug auf den Unternehmenssitz selbst, gibt es oft eine Wasch- und eine Kaffeemaschine. Das Prüfintervall richtet sich nach der Intensität der Benutzung und somit der Belastung für das Gerät/Gegenstand und der Gefahr die davon für den MitarbeiterIn ausgeht. Um das Prüfintervall festzulegen muss zunächst eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden.

 

Viele Unternehmen unterschätzen die Wichtigkeit einer solchen Prüfung oder vergessen Termine einfach. Wir von Profacilo können unseren Anwendern in dieser Situation den Vorteil bieten, dass für jedes Objekt Anlagen und Prüftermine hinterlegt werden können, welche gesammelt unter dem Reiter Anlagen oder auch direkt im Reiter Objekt eingesehen werden können. Profitieren auch Sie davon !

 

Die gesamte Publikation der DGUV Vorschrift 3 können Sie unter diesem Link einsehen.

 

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E-Post Versand

Um das Arbeiten im Backoffice entscheidend zu entlasten, gibt es diverse Schnittstellen durch die Daten an andere Bereiche übermittelt und von dort aus weiter verarbeitet werden können.
Solche Schnittstellen gibt es auch für den Versand von Briefen. Beim E-Post Versand gibt es mehrere Möglichkeiten dem Empfänger diese zu übermitteln.

Zum einen zählt dazu die rein digitale Form des Versands. Dies setzt voraus, dass der Empfänger wie auch der Versender über einen digitalen Briefkasten beim Anbieter verfügen. Solch einen digitalen Briefkasten kann man beispielsweise über die Deutsche Post beziehen. Zum anderen gibt es die Möglichkeit über die genannte Schnittstelle, also den gewählten Anbieter, den Brief ausdrucken und versenden zu lassen.

Für Unternehmen hat dies den klaren Vorteil, dass sie so Rechnungen und Mahnungen ohne den Gang zur Post an den Kunden versenden können. Außerdem sind die Kosten aufgrund der Masse teilweise pro Brief geringer als die Kosten einer Briefmarke. So würde ein Standard E-Post Brief bei der Post 0,80€ Kosten und somit genauso viel wie eine Briefmarke. Das Briefpapier und der Briefumschlag sind darin schon enthalten.

Schnittstelle für den Versand

Neben der zuvor bereits genannten Deutschen Post gibt es diverse andere Schnittstellen Anbieter über welche E-Post versendet werden kann. Den Anwendern von Profacilo steht hierzu die Schnittstelle IGA zur Verfügung.

Der Versand läuft über Profacilo mit einem Klick . Unter einer Rechnung beziehungsweise Mahnung kann also per Button ausgewählt werden, ob diese per Mail oder per Post versandt werden soll. So muss nichts händisch per PDF an die Schnittstelle übersandt werden, sondern dies geschieht alles automatisch.

Wie wird die E-Post versendet ?

Der nachfolgende Kreislauf zeigt die Abläufe während des E-Post Versands.

Mit einem Klick werden über die webbasierte Software die Daten an den Anbieter IGA übermittelt.
Die IGA druckt die Briefe mit dem Logo der Anbieter auf deren Briefpapier aus und fügt je nach Wunsch dem Brief Informationspost bei.
Außerdem werden die Briefe nach Wunsch gefalzt und kuvertiert. Anschließend werden Sie
frankiert und über die Deutsche Post AG versandt.

 

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Das CRM oder auf Deutsch auch Kundenbeziehungsmanagement beschreibt grundsätzlich die Ausrichtung des Unternehmens auf seine Kunden.

Dies beinhaltete auch die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse.

Die Integration im Unternehmen und die Unterstützung im Bereich des Marketings kann durch diverse Anwendungen, mit denen der Kontakt mit den jeweiligen Kunden dokumentiert wird, erfolgen.
So steht dieser allen Mitarbeitern transparent zur Verfügung. Dadurch werden z.B. doppelte und nicht notwendige Anrufe vermieden.

Somit optimieren Sie Ihre Prozesse in Bezug auf den Kunden, bleiben mit diesem in Verbindung und steigern dadurch die Rentabilität ihres Unternehmens.

Ziel sollte es somit sein langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und im Sinne der Kundenzufriedenheit zu agieren.

CRM Früher und Heute

Früher verstand man unter dem Kundenbeziehungsmanagement lediglich den reinen Vertrieb. Heute ist CRM für alle Abteilungen relevant.

Neben dem Vertrieb gehören dazu auch das Marketing, der Service, der Commerce und die IT.
Eben weil CRM eine Kundenorientierung meint, ist es auch in diesen Abteilungen relevant.
Da eine Bündelung aller kundenrelevanten Informationen stattfindet, hat jede Abteilung die jeweils benötigten Informationen zur Hand.

Kundenorientierung in der Gebäudereinigung

Auch in der Gebäudereinigung ist ein gut funktionierendes CRM von Bedeutung, selbst wenn es dort keine eigenen Abteilungen gibt.
Durch ein CRM-Tool können Projekte und Kunden digital gemanagt werden.
So können Objektleiter jederzeit und überall auf notwendige Informationen in Bezug auf einen Kunden zurückgreifen.

Im Bereich der Akquise ermöglicht das CRM mehreren Mitarbeitern gleichzeitig mit Kunden in Kontakt zu treten, da jeder so sofort sehen kann, welcher Kontakt mit dem Kunden bereits stattgefunden hat und was die Inhalte eines Gesprächs waren.

Außerdem bietet, das CRM nicht nur die Möglichkeit mit dem Kunden zu interagieren, sondern auch den Informationsfluss von Mitarbeiter im Objekt zum Backoffice zu steigern.

Neben dem Qualitätsmanagement ist das CRM somit ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, welchen es zu berücksichtigen gilt.

 

In der Software von Profacilo ist grundsätzlich für das Backoffice alles miteinander verknüpft. Auch ein CRM Tool in der Mitarbeiter App ermöglicht einen besseren Informationsfluss.

Damit unsere Software noch besser wird arbeiten wir eng mit unserem Entwicklungsunternehmen zusammen. So stehen wir Ihnen auch bei Fragen und Wünschen immer schnell und zuverlässig zur Seite zu stehen.

 

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